realitního zprostředkovatele o oznamování možného protiprávního jednání a o ochraně oznamovatelů (whistleblowing)
Realitní zprostředkovatel: Dalibor Dvořák, Tel: 608 441 558, dvorak@reality-proradost.cz
zavádí touto interní směrnicí vnitřní oznamovací systém, který umožní oznamovat možné protiprávní jednání a chránit oznamovatele před odvetnými opatřeními (whistleblowing), čímž přispěje k formování firemní kultury ve společnosti a rozvoji profesionálního, slušného a poctivého podnikání v České republice i zahraničí.
Prioritou realitního zprostředkovatele je vytvoření takového systému a firemního prostředí, které umožní osobám oznámit podezření na trestný čin, přestupek či jiné škodlivé jednání bez obav z postihu a s jistotou, že jejich podnět bude řádně prošetřen a v případě pochybení budou přijata příslušná opatření ke zjednání nápravy.
Podávání a postup posuzování oznámení o možném protiprávním jednání
A. JAKÉ JEDNÁNÍ LZE OZNAMOVAT:
Zákon o ochraně oznamovatelů (dále jen „ZOCH“) upravuje oznámení, které lze oznamovat prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému (§ 2 ZOCH).
Jedná se o možné protiprávní jednání, k němuž došlo nebo má dojít u osoby, pro niž oznamovatel, byť zprostředkovaně, vykonával nebo vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nebo u osoby, se kterou oznamovatel byl nebo je v kontaktu v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti a které:
a) má znaky trestného činu,
b) porušuje zákon o ochraně oznamovatelů, nebo
c) porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie v oblasti:
1. finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů,
2. daně z příjmů právnických osob,
3. předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,
4. ochrany spotřebitele,
5. souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti,
6. bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,
7. ochrany životního prostředí,
8. bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat a jejich zdraví,
9. radiační ochrany a jaderné bezpečnosti,
10. hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek,
11. ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,
12. ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů,
13. ochrany finančních zájmů Evropské unie, nebo
14. fungování vnitřního trhu včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie. V případě, že se nejedná o oznámení jednání mající znaky trestného činu, musí oznamované jednání porušovat předpisy spadající do oblastí vymezených výše pod č. 1 až 14. Příklady právních předpisů spadající do uvedených oblastí jsou obsaženy v příloze č. 1 této směrnice.
B. OZNÁMENÍ LZE UČINIT:
Oznámení lze podat prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému společnosti příslušné osobě, Ministerstvu spravedlnosti nebo uveřejnit za podmínek uvedených v § 7 odst. 1 písm. c) ZOCH.
Příslušná osoba je osoba, která je určena společností k přijímání a posuzování důvodnosti oznámení o možném protiprávním jednání, která navrhuje (v případně důvodnosti oznámení) opatření k nápravě nebo předejití protiprávního stavu. Při výkonu své činnosti postupuje nestranně a je vázána mlčenlivostí.
Příslušnou osobou za realitního zprostředkovatele je: ....................................................................................
Kontakt je určený pro činění oznámení, je provozován bezpečným způsobem, který zajištuje ochranu totožnosti oznamovatele a znemožňuje přístup jiným osobám.
Oznámení lze činit prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému:
a) osobně při setkání s příslušnou osobou, přičemž o ústně podaném oznámení bude buď se souhlasem oznamovatele pořízena zvuková nahrávka nebo záznam, který věrně zachytí podstatu ústního oznámení, přičemž oznamovatel je oprávněn se k záznamu nebo přepisu zvukové nahrávky, byl-li pořízen, vyjádřit
b) písemně příslušné osobě, takovou zásilku je třeba označit nápisem „Důvěrné, pouze k rukám příslušné osoby“ či jiným obdobným textem („Neotvírat, whistleblowing“ apod.), přičemž zaměstnanci společnosti nejsou oprávněni takto označenou obálku otevřít a jsou povinni ji předat přímo příslušné osobě
c) e-mailem zaslaným na e-mailovou adresu příslušné osoby, k níž má přístup pouze příslušná osoba
V oznámení je třeba uvést jméno a příjmení oznamovatele, datum narození a kontaktní údaje, popis případu se všemi podstatnými informacemi a je-li to možné, připojit podklady dokládající uvedená tvrzení tak, aby bylo možné důvodnost oznámení řádně posoudit.
Společnost nevylučuje přijímání oznámení od osoby, která pro společnost nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost podle § 2 odst. 3 písm. a), b), h) nebo i) ZOCH.
Možnost podat oznámení Ministerstvu spravedlnosti, respektive v případě porušení AML zákona Finančnímu analytickému úřadu:
Dle ustanovení § 2 odst. 3 a 4 zákona o ochraně oznamovatelů mohou podle ustanovení § 16 odst. 1 zákona o ochraně oznamovatelů podat oznamovatelé oznámení taktéž Ministerstvu spravedlnosti, nicméně při oznamování porušení zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu (AML zákona) je nutné využít oznamovací systém Finančního analytického úřadu (FAÚ).
C. POSTUP PODÁNÍ OZNÁMENÍ:
1. o přijetí oznámení je příslušná osoba povinna do 7 dnů ode dne jeho přijetí písemně vyrozumět oznamovatele, ledaže:
a) oznamovatel výslovně požádal příslušnou osobu, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo
b) je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě,
2. příslušná osoba je povinna posoudit důvodnost oznámení a písemně vyrozumět oznamovatele o výsledcích posouzení do 30 dnů ode dne přijetí oznámení (v případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát o prodloužení lhůty a důvodech pro její prodloužení je příslušná osoba povinna oznamovatele písemně vyrozumět před jejím uplynutím, výjimkou z povinnosti oznámení jsou případy uvedené v odst. 1 výše),
3. výsledkem posouzení může být závěr, že:
a) nejde o oznámení podle zákona o ochraně oznamovatelů, v takovém případě o tom příslušná osoba bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele,
b) oznámení je důvodné, v takovém případě příslušná osoba povinnému subjektu navrhne opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu, o přijatém opatření povinný subjekt neprodleně vyrozumí příslušnou osobu, která o něm bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele (výjimkou z povinnosti oznámení jsou případy uvedené v odst. 1 výše),
c) oznámení není důvodné, v takovém případě příslušná osoba bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele o tom, že na základě skutečností uvedených v oznámení a z okolností, které jí jsou známy, neshledala podezření ze spáchání protiprávního jednání, nebo shledala, že oznámení se zakládá na nepravdivých informacích, a poučí oznamovatele o právu podat oznámení u orgánu veřejné moci.
Ochrana oznamovatele
Zákaz poskytnutí údajů a evidence a uchovávání oznámení
1. Příslušná osoba neposkytne informace, které by mohly zmařit nebo ohrozit účel podávání oznámení. Tuto povinnost má i třetí osoba, která získá přístup k oznámením nebo do evidence údajů o přijatých oznámeních v rozporu s § 21 odst. 3 zákona o ochraně oznamovatelů
2. Informace o totožnosti oznamovatele je možné poskytnout jen s jejich písemným souhlasem, ledaže je příslušná osoba povinna tyto informace poskytnout příslušným orgánům veřejné moci podle jiných právních předpisů. Poskytujíli příslušná osoba informaci o totožnosti oznamovatele orgánu veřejné moci je povinna o tom předem oznamovatele vyrozumět společně s důvody, pro které jsou povinni informaci o totožnosti poskytnout, a umožnit oznamovateli, aby se k poskytnutí informace vyjádřil.
3. Příslušná osoba je povinna v elektronické podobě vést evidenci údajů o přijatých oznámeních, a to v rozsahu:
a) datum přijetí oznámení,
b) jméno, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele, jsou-li jim tyto údaje známy,
c) shrnutí obsahu oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li jim její totožnost známa,
d) datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou a jejich výsledek.
4. Příslušná osoba je povinna uchovávat oznámení podané prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a dokumenty související s oznámením po dobu 5 let ode dne přijetí oznámení.
5. Do evidence podle odstavce 1, k dokumentům souvisejícím s oznámením a k oznámením uchovávaným podle odstavce 2 má přístup v případě oznámení podaných prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému pouze příslušná osoba.
Realitní zprostředkovatel se zavazuje účinnost tohoto systému pravidelně vyhodnocovat a zdokonalovat tak, aby plnil svůj účel.
Tato směrnice je uveřejněna na veřejné webové stránce www.reality-proradost.cz na podstránce realitního zprostředkovatele (sekce "Naši makléři" vyhledání podle jména, případně podle lokality působení) a na nabývá účinnosti dnem vydání.
Realitní zprostředkovatel: Dalibor Dvořák, Tel: 608 441 558, dvorak@reality-proradost.cz